Behandlingsansvarlig
Bøler skolekors styre ved leder er på vegne av Bøler skolekor hovedkor med barne- og ungdomskor samt Bøler skolekors aspirantkor (heretter Bøler skolekor) behandlingsansvarlig for virksomhetenes behandling av personopplysninger.
Innen den behandlingsansvarliges egen virksomhet har alle frivillige med verv, ledsageransvar e.l. tilgang til personopplysningene.
Personopplysninger som lagres
Vi lagrer følgende personopplysninger om:
1. Dirigent, honorerte oppdragstakere, og søkere til slike oppdrag: Navn, kjønn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, organisasjonsnummer og kontonummer, andre nødvendige skatteopplysninger, CV.
2. Korister: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, kontonummer, kjønn, ansiennitet og innmeldings- og utmeldingsdato.
3. Andre kontakter: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, kontonummer, organisasjonsnummer, kjønn, oppdragsdato og andre nødvendige opplysninger.
4. Frivillige i verv og med ledsageransvar og andre eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Navn, tittel, personnummer, arbeidssted, adresse, kontonummer, telefonnummer, politiattest og e-postadresse.
Formål med behandlingen
Formålet med behandlingen av personopplysningene er følgende:
1. Honorerte og søkere til oppdrag: Oppfylle oppdragsavtale og rettslige forpliktelser som oppdragsgiver, behandle oppdragssøknader.
2. Korister: Mottak og behandling av, innmelding og registrering som korist, innmeldende i medlemsorganisasjoner som UngiKor, utsendelse av informasjon, innsendelse av deltakerinformasjon til reisebyrå, flyselskap og andre arrangører, utsendelse av nyhetsbrev og invitasjoner o.l..
3. Andre kontakter: Utbetaling av honorar og reisegodtgjørelse ol. for oppdrag i inn- og utland.
4. Frivillige i verv og med ledsageransvar og andre eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Utbetaling av honorar og reisegodtgjørelse, utlegg ol. for anskaffelser og oppdrag i inn- og utland.
Grunnlaget for behandlingen
Grunnlaget for behandlingen av personopplysningene er følgende:
Pkt. 1: Oppfyllelse av avtale (GDPR artikkel Art 6 (b)) og rettslig forpliktelse (Art 6 (c), 6 (f) og 9 (d)).
Pkt. 2–3: Oppfyllelse av avtale (GDPR artikkel Art 6 (b)) og samtykke (Art 6 (a)).
Pkt. 4: Oppfyllelse av avtale (GDPR Art 6 (b), 6 (f) og 9 (d)) og samtykke (Art 6 (a)). Våre kontakter kan når som helst takke nei til å motta informasjon fra oss.
Innhenting av personopplysninger
Bøler skolekor innhenter ikke informasjon fra informasjonskapsler/cookies på våre nettsider.
Personopplysningene er hentet fra:
1. Dirigent, honorerte oppdragstakere og søkere til oppdrag: Den registrerte selv, offentlige etater som f. eks. skatteetaten og NAV.
2. Korister: Den registrerte selv eller dennes foresatte.
3. Andre kontakter: Den registrerte selv.
4. Frivillige i verv og med ledsageransvar og andre eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Den registrerte selv.
Utlevering av opplysninger til tredjeparter
For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtalen utleveres nødvendige opplysninger til:
1. Dirigent, honorerte oppdragstakere og søkere til oppdrag: Våre samarbeidspartnere for regnskap, revisjon, forsikring, pensjon og datatjenester (server- og e-postsystem), samt til NAV og skattemyndighetene.
2. Korister: Våre samarbeidspartnere for regnskap, revisjon, forsikring, datatjenester (WEB-utvikling, server- og e-postsystem), samt til NAV og skattemyndighetene.
3. Andre kontakter: Våre samarbeidspartnere for regnskap, revisjon, forsikring, pensjon og datatjenester (WEB-utvikling, server- og e-postsystem), samt til NAV og skattemyndighetene.
4. Frivillige i verv og med ledsageransvar og andre eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Våre samarbeidspartnere for regnskap, revisjon, forsikring, pensjon og datatjenester (WEB-utvikling, server- og e-postsystem), samt til NAV og skattemyndighetene.
Sletting av personopplysninger
Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil ti år, i henhold til de til enhver tid gjeldende krav som følger av loven. For å ivareta vår historikk blir dine personopplysninger lagret også etter avsluttet verv, avtaleforhold, aktivitet eller medlemskap, og inntil avgitt samtykke trekkes. Retten til å bli glemt i henhold til GDPR-artikkel 17 gir deg mulighet til å kreve at alle registrerte personopplysninger om deg skal slettes på oppfordring, så lenge vi ikke er lovpålagt å lagre disse. Ta i tilfelle kontakt i henhold til oppgitt kontaktinformasjon nedenfor.
Rettigheter for den registrerte
Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personvernforordningen (GDPR), personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger.
Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.
Informasjonssikkerhet
Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll.
Kontaktinformasjon
Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sende skriftlig til styret@bolerskolekor.no.
Retningslinjer for publisering av bilder og film av barn
Bøler skolekor ønsker å ha et ansvarlig forhold til hvilke regler som gjelder for publisering av bilder og film av våre korister på nettsider, i sosiale medier og i andre publikasjoner. Bøler skolekor har laget noen enkle retningslinjer for å bevisstgjøre dirigent, oppdragstakere, koristene selv, frivillige og foresatte av barn i Bøler skolekor.
Det er viktig å ha respekt for barn og unges integritet og rett til personvern. Noen kan ha særlige grunner for at de ikke ønsker å bli tatt bilde av. I enkelte tilfeller kan bildedeling få uheldige konsekvenser. Det er en god praksis å alltid spørre om lov før bildet eller film tas.
Hovedregelen er at det alltid skal innhentes samtykke fra alle som direkte eller indirekte kan identifiseres på bildene eller filmen før de publiseres. Dersom de som er avbildet, er under 15 år må samtykke hentes inn både av barnet selv og foresatte. Uønsket publisering kan føre til erstatningsansvar og straffeansvar ifølge åndsverkloven.
Bøler skolekor sine retningslinjer:
Før bilde eller film publiseres skal det være innhentet samtykke fra alle på bildet, og fra deres foresatte dersom barna er under 15 år.
Ved innhenting av samtykke til å publisere bilder og film bør samtykkeskjema brukes. Det er kun et aktivt samtykke som kan gi grunnlag for å publisere bilder og film.
Dersom et barn ikke ønsker at bilder eller film skal publiseres skal det overstyre foreldrenes ønske om publisering.
Vær bevisst i hvilke situasjoner det tas bilder eller film. Bilde av nakne barn skal aldri tas og det skal vises varsomhet med å ta bilder av lettkledde barn. Spesielt utformede kordrakter eller evt. kostyme defineres ikke som lettkledd. Det skal vises måtehold med bruk av fullt navn.
Dersom et samtykke trekkes tilbake skal bilder og film som er publisert slettes.
Det kan leses mer om bilder av barn på nett på Datatilsynet.no: https://www.datatilsynet.no/Sektor/Skole-barnunge/Bilder-pa-nett/Bilder-av-barn-pa-nett/
Annet
Koristen deltar i øvelser og arrangementer på eget ansvar. Bøler skolekor har ikke forsikringsansvar hvis skader skulle oppstå under øvelser, konserter, turer eller andre arrangementer.
Bøler skolekor forbeholder seg retten til å anvende bilder, sang-/musikkopptak og video til websider, program, media, sosiale medier, bildedelingstjenester, promotering, samarbeidspartnere og lignende i forbindelse med virksomheten og driften av Bøler skolekor.
Bilder og video tatt av profesjonelle aktører eller frivillige på vegne av Bøler skolekor, og bilder som er anvendt på nevnte måter, er Bøler skolekor sin eiendom, og rettighetene til disse tilhører Bøler skolekor.
Det gis ikke honorar til eleven/elever som stiller på oppdrag for Bøler skolekor. Et eventuelt honorar tilfaller Bøler skolekor.